Una herramienta esencial (y obligatoria) para cumplir con la protección de datos en tu negocio
Si tienes una empresa, un comercio, una clínica, una asesoría, una comunidad de propietarios, una tienda online o incluso si eres autónomo… hay una pregunta que deberías hacerte ya mismo: ¿Tienes el Registro de Actividades de Tratamiento que exige el RGPD?
La respuesta más común suele ser: “¿El qué?”.
Y sin embargo, el Registro de Actividades de Tratamiento (o RAT, como lo llaman los expertos) es uno de los pilares básicos del cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Si no lo tienes, estás incumpliendo la normativa. Y lo peor: probablemente no sepas ni qué datos tratas ni con qué riesgos.
En este artículo vamos a explicarte de forma sencilla y clara qué es este registro, quién está obligado a tenerlo, qué debe contener y por qué es crucial para evitar sanciones. Y lo haremos con un lenguaje simple, sin tecnicismos innecesarios. Vamos allá.
¿Qué es exactamente el Registro de Actividades de Tratamiento?
El Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) es un documento obligatorio que recoge de forma estructurada y actualizada qué datos personales se tratan en tu empresa, con qué finalidad, durante cuánto tiempo, con qué medidas de seguridad y a quién se comunican.
Es como una radiografía completa de los tratamientos de datos personales que realizas en el ejercicio de tu actividad profesional.
Y sí: “tratamiento de datos” no es solo enviar correos o guardar números de teléfono. Según el RGPD, cualquier operación como recoger, almacenar, usar, modificar, consultar o eliminar datos personales ya se considera tratamiento.
Así que si tienes empleados, clientes, proveedores, usuarios web o suscriptores, estás tratando datos. Y por tanto, necesitas el registro.
¿Es obligatorio para todas las empresas?
El artículo 30 del RGPD establece que todas las empresas y profesionales que traten datos personales deben tener este registro, salvo algunas excepciones muy concretas:
- Que seas una persona física (autónomo) que trate datos ocasionalmente.
- Que el tratamiento no incluya categorías especiales de datos (como salud, ideología, religión, etc.).
- Que no se realicen tratamientos que supongan riesgo para los derechos y libertades de las personas.
Pero seamos sinceros: la mayoría de las actividades empresariales no cumplen esas excepciones. Si tienes una tienda online, un CRM, un sistema de videovigilancia, una base de datos de clientes o un canal de email marketing… necesitas el registro sí o sí.
Además, aunque no sea obligatorio en algunos casos, la propia AEPD recomienda tenerlo igualmente como buena práctica y prueba de responsabilidad proactiva.
¿Qué debe contener el Registro?
El artículo 30 del RGPD establece el contenido mínimo que debe incluir el Registro de Actividades de Tratamiento. No se trata solo de tener un Excel improvisado, sino un documento estructurado con al menos los siguientes apartados:
- Nombre y datos del responsable del tratamiento
- Tu empresa o nombre profesional, CIF/NIF, dirección, correo electrónico, etc.
- Finalidades del tratamiento
- ¿Para qué usas los datos? Ejemplos: gestión de nóminas, envío de boletines, atención al cliente, gestión contable…
- Descripción de las categorías de interesados y de datos
- ¿De quién son los datos? (empleados, clientes, proveedores…)
- ¿Qué datos? (nombre, DNI, correo, dirección, salud, imágenes…)
- Categorías de destinatarios
- ¿A quién cedes los datos? (asesoría, gestoría, plataformas externas, bancos, etc.)
- Transferencias internacionales
- ¿Envías datos fuera del Espacio Económico Europeo? Por ejemplo, si usas servidores de EE.UU.
- Plazos de conservación
- ¿Durante cuánto tiempo conservas los datos?
- Medidas de seguridad técnicas y organizativas
- No hace falta detallar secretos técnicos, pero sí dejar constancia de si hay contraseñas, backups, cifrado, formación, etc.
¿Dónde se guarda este registro? ¿Se envía a la AEPD?
No, no hay que enviar el registro a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), pero sí debes tenerlo preparado y disponible por si te lo solicitan en una inspección, una auditoría o a raíz de una reclamación.
La AEPD puede pedirlo en cualquier momento, y si no lo tienes, la sanción puede oscilar entre 600 y 10.000 euros, dependiendo del tamaño de tu empresa y la gravedad del incumplimiento.
¿Qué beneficios tiene tener bien hecho el Registro?
Además de evitar sanciones, tener tu Registro actualizado y bien documentado te aporta:
- Claridad interna: sabrás qué datos manejas, por qué y cómo.
- Control y prevención: podrás identificar posibles riesgos y subsanarlos antes de que estallen.
- Mejor imagen ante clientes y empleados: demuestra que te tomas en serio la privacidad.
- Tranquilidad legal: si surge una reclamación, tendrás la documentación que prueba tu cumplimiento.
Y además, es la base para construir el resto de tu sistema de cumplimiento RGPD: desde la política de privacidad hasta los contratos con encargados o la evaluación de impacto.
¿Cómo se hace un Registro de Actividades de Tratamiento?
Puedes hacerlo tú mismo… si conoces bien la normativa, tienes tiempo, y sabes cómo documentarlo correctamente. Pero lo más habitual (y recomendable) es acudir a consultores especializados en protección de datos, como nuestro equipo en e-privacidad.net.
Nosotros nos encargamos de analizar tu actividad, identificar los tratamientos que realizas, y generar el Registro conforme a la legislación vigente, con el nivel de detalle que exige la AEPD.
Y si no sabes por dónde empezar, lo mejor es hacer un test inicial gratuito que te indique si cumples o no con este y otros requisitos del RGPD.
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